TEŽAVA TRGOVSKIH POTNIKOV, ALI KAKO ČIM HITREJE OPRAVITI ČIM VEČ

 

Najhitrejša pot do zadanega cilja v najkrajšem času in z najmanj napora je evolucijski imperativ. S pojavom prvih cest se je začela tudi standardizacija poti, po kateri potujemo. Ne samo, da cesta običajno predstavlja najkrajšo možno pot od točke A do točke B, prav tako je na splošno najpreprostejša, najhitrejša in kar je za današnjo družbo najpomembnejše, najcenejša pot. V sodobnem času je potreba po optimizaciji potovanja tako pomembna, da se vsak nepredviden obvoz potovanja doživlja kot resna motnja načrtov, prometni zastoji pa kot neizogibna, a prav tako zelo moteča izkušnja. Seveda vsi ti dejavniki vplivajo na celoten čas, potreben za dosego cilja – in čas je denar.

 

Kaj je težava trgovskih potnikov?

 

Tukaj pridemo do točke, ko se abstraktna znanost, kot je matematika, prepleta z vsakdanjim praktičnim življenjem. Težava trgovskih potnikov je opredeljena preprosto kot iskanje najboljše poti (poti z najnižjimi stroški potovanja), po kateri mora potovati oseba (trgovski potnik), ki obišče več mest, ob tem potuje od enega mesta do drugega in vsako mesto obišče le enkrat. Teoretično do danes še nismo našli algoritma, ki bi idealno rešil to nalogo, toda v računalniškem času je običajno dovolj, da naredimo dovolj ponovitev nekega postopka za pridobitev popolnoma zadovoljive rešitve.

Seveda je trgovski potnik zgolj metafora za celotno vojsko serviserjev, tehnikov, zdravstvenih delavcev, prodajnih predstavnikov, zavarovalnih agentov in drugih, katerih naloga je, da vsak dan obiščejo nekaj lokacij, opravijo nekaj delovnih nalog in se na koncu srečni ter zadovoljni vrnejo v svoje domove.

V manjših podjetjih ali organizacijah optimizacijo potovanja opravi sam delavec, oceni, koliko časa potrebuje, da doseže lokacijo, da opravi svojo nalogo in koliko časa, da se vrne (ali prispe na naslednjo lokacijo). Kaj pa, če gre za sistem z več desetimi delavci na terenu, z več stotimi potencialnimi uporabniki, in s še več lokacijami, kjer ti uporabniki potrebujejo vaše storitve? Sploh če se dodajo še pravila in obveznosti, ki jih imamo do teh uporabnikov, kot so najdaljši čas, potreben za odpravo napak, potreba po nujnem ukrepanju v nekaterih primerih, potreba, da imamo ob prihodu na teren zagotovljene rezervne dele in potrošni material...

Na drugi strani pa ne smemo pozabiti, da ta dela opravljajo zaposleni – ljudje z vsemi objektivnimi in subjektivnimi potrebami in nagnjenji. Tem ljudem moramo omogočiti odmor v toku delovnega dneva, kar zmanjšuje napor, ki je potreben za pot do lokacije, da bi bili preprosto bolj sproščeni in pripravljeni opravljati svojo osnovno dejavnost (ang. »core business«) in da bi na koncu bili bolj zadovoljni s svojim delom. Tretja komponenta, ki ni nič manj pomembna, je tudi angažiranje vozil, opreme in strojev, ki jih je prav tako treba optimalno uporabljati.

 

Kako rešiti težavo trgovskih potnikov?

 

Za tako zapletene organizacije obstajajo programski sistemi, specializirani za tako imenovane naloge Field Service. Ti lahko bolje optimizirajo sistem dela na terenu (ang. Field Service) do najmanjših podrobnosti. Takšen sistem skrbi za vse: za vrste delovnih nalogov, potrebne poklicne kvalifikacije in opremo, da se taka naloga opravi in razpoložljivo osebje za to nalogo. Za vsako od teh delovnih nalog bo sistem pripravil ustrezen časovni okvir in popoln načrt za delavca ter poskrbel za možnosti in želje uporabnikov, optimalno pot potovanja in delovni čas, tako za uporabnika kot za delavca.

Najboljši sistemi, ki uporabljajo umetno inteligenco in napredne algoritme za optimizacijo, lahko naenkrat optimizirajo več sto delovnih nalog za več sto uporabnikov in lokacij. Rezultat te optimizacije je, da podjetja opravijo več delovnih nalog v enem dnevu, z manjšimi stroški potovanja. S tem imajo osebe, ki so odgovorne za razporeditev zaposlenih po lokacijah (dispečerji), popoln nadzor nad sistemom in lahko kadarkoli izvedejo potrebne spremembe in prilagoditve ter razporedijo delavce na terenu v primeru nujnega posredovanja, zamud ali podobnih nepredvidenih situacij. Delavci na terenu imajo na svojih mobilnih telefonih vse informacije o svojih delovnih nalogah, uporabniških stikih in položajih GPS na lokacijah, ki jih morajo obiskati. Poleg tega pa sistem že vnaprej zagotavlja optimalno pot, ob upoštevanju trenutne prometne situacije. Po opravljeni nalogi lahko delavec s pomočjo mobilnega telefona pošlje celotno poročilo o opravljenem delu, uporabljenem materialu, priloži lahko fotografije in celo napravi dokument PDF s poročilom o opravljeni nalogi s podpisom uporabnika, ki služi kot dokazilo o opravljenem delu.

In na koncu...

 

Učinkovitejši delavci na terenu, boljša optimizacija sredstev in boljše usklajevanje so samo nekatere od koristi, ki jih lahko prinese kakovostni sistem organizacije dela na terenu. Vsako podjetje ima vsaj dva podobna cilja: prvi je optimalna uporaba sredstev, drugi pa zadovoljstvo strank. Če sta ta dva cilja usklajena, je veliko bolj verjetno, da bo podjetje prišlo do dobička, ki ga želi. Sistem Field Service vam lahko pomaga, da to dosežete.

 


piše:
Željko Čačinović, Consultant, HSM informatika