PROJECT MANAGEMENT - KAKO DRŽATI VSE NITI V ROKAH?

 

Prodaja je bila ustvarjena in prvi cilj je bil dosežen - dogovorjen je bil velik projekt. No, to je šele začetek. Pot do uspešnega uresničevanja projekta je pogosto zapleten proces, ki vključuje različne udeležence in prinaša številne potencialne izazive. Ne glede na zahtevnost je končni cilj projektnega potovanja vedno enak - stranka je zadovoljna, vi pa ste v predvidenem času in s predvidenimi stroški uspešno dosegli cilje projekta.

 
Če ne želimo, da bi naš projekt postal dolgotrajen in težek proces, moramo pozorno spremljati podrobno pripravo ter strukturirano izvajanje in spremljanje. Kot Project Manager ste vodja in komunikator v celotnem procesu. Ste oseba, ki v svojih rokah drži vse koncepte projekta in zagotavlja uspeh projekta z zmanjševanjem tveganja.

 
Glede na to, da gre za zapleten in pogosto dolgotrajen proces, se seveda soočamo z mnogimi izzivi. Sledijo 4 izzivi s katerimi smo se srečali med vodenjem projektov in predlogi glede tega, kako jih lahko uspešno obvladate.

 

1. IZZIV - spremembe v razporedu/načrtu projekta.

 
Nič ne upočasni projekta tako, kot nepričakovana sprememba načrtov. Če kakovostno načrtujete skupaj s stranko, ne bo veliko prepuščeno naključju, projekti pa se bodo običajno izvedli pravočasno. Kljub skrbnemu načrtovanju pa je verjetno, da lahko zaradi sprememb pri projektnih prednostnih nalogah pride do težav pri opravljanju nalog in do težav s komunikacijo.

Predlog: organizirajte člane vaše ekipe in projekte.
 
Obstaja veliko orodij za upravljanje projektov, ki jih je mogoče uporabiti za organizacijo vseh postavk projekta, pa tudi za hitro posodabljanje nalog in spremljanje vsega, kar se dogaja. Še bolj pomembno pa je povezati vse udeležence projekta, da jim omogočimo komuniciranje na enem mestu in organiziranje prednostnih nalog, tako da vsi poznajo roke in bistvene elemente za dokončanje projekta.

 

2. IZZIV - člani ekipe nimajo istega cilja.

 
Vnaprej morate biti pripravljeni na to, da bodo različni ljudje v ekipi imeli različne ideje ali mnenja o tem, kako pristopiti k reševanju neke naloge. Zato je pomembno, da se osredotočimo na podobnosti in skupni cilj.

Predlog: poskrbite, da je ekipa osredotočena na enak cilj.
 
Priporočljivo je, da na začetnih sestankih komunicirate o ciljih, merilih in prednostnih nalogah, tako da lahko člani ekipe ugotovijo, kateri cilji so najpomembnejši. Ko vsi razumejo, kaj so skupni cilji, se je lažje vrniti na pravo pot vsakič, ko pride do razprave ali nesporazuma. Zelo pomembno je, da posodobite prednostne naloge in cilje, če se pojavijo spremembe in se o njih pogovorite takoj, ko se pojavijo.

 

3. IZZIV - nezadovoljni člani ekipe.

 
Glavni predpogoj za dobro opravljeno delo je, da so vaši člani ekipe motivirani za dobro opravljeno delo. Velika večina bo verjetno takšna, vendar je dovolj, da se samo en del dela ne opravi v skladu s pričakovanji in že lahko pride do velikih zastojev v projektu. Dokler določate delo za svoj projekt, ne predpostavljajte, da bodo vaši člani ekipe motivirani za opravljanje odličnega dela samo zato, ker je to njihovo delo. Različne ljudi preprosto motivirajo različne stvari.

Predlog: vedeti/ugotoviti morate, kaj motivira vašo ekipo.
 
Namesto da bi to domnevali, ugotovite, kaj motivira vsako osebo v vaši ekipi. Morate razumeti, da so ljudje drugačni in nimajo istih motivacij. Poleg tega je vsem všeč, če vidijo, da se v njih vlaga - v smislu izobraževanja, specializacije, certificiranja itd. Prav to jim na koncu pomagajo bolje opravljati njihovo delo. In na kocu, ni pametno samo kritizirati, če je nekaj narobe, zelo pomembno je, da zagotovite tudi pozitivne povratne informacije za dobro opravljeno delo.

 

4. IZZIV - člani ekipe vidijo stvari drugače kot vi.

 
S tem, ko ste bili izbrani za vodjo ekipe, vam je bilo izkazano zaupanje, da boste kakovostno vodili projekte, spoštovali roke in zagotovili, da bo končni rezultat v skladu s sporazumom. Ne pozabite dati istega zaupanja članom svoje ekipe. Včasih se ljudje soočajo s težavami in rešitvami na drugačen način kot vi. Naučite se ceniti medsebojno različnost in se iz nje učite.

Predlog: prepoznajte, izkoristite in spoštujte talente vaše ekipe.
 
Vizija in usmeritev projekta sta zelo pomemben del vodenja ekipe in prepričani morate biti, da so vsi deli usklajeni, vendar pa potem, ko svoji ekipi določite najpomembnejše kriterije in naloge, pustite da delajo neodvisno. Zbirajte se na dnevnih/tedenskih sestankih/srečanjih, da dobite nekaj podrobnosti o napredku proti glavnim rokom in ciljem projekta.

 
Ker je vodenje projektov precej zahtevno in zapleteno, je treba pod nujno skrbeti za kakovostno in konstruktivno ekipno delo. Zato morate, kot vodja, vedno upoštevati svojo prvotno vlogo komunikatorja in organizatorja - to so lastnosti, ki jih bo vaša ekipa spoštovala in cenila. Tako boste imeli uspešno ekipo, kakovostno končane projekte in zadovoljne stranke.

 


piše:
Ivana Škegro, Consultant, HSM informatika