Moja prva Salesforce aplikacija

 

Razen dejstva, da Salesforce CRM prinaša občutne izboljšave v poslovanju out-of-the-box in da ga je mogoče dodatno prilagoditi poslovnim procesom vsakega podjetja, je ena njegovih glavnih prednosti zagotovo možnost enostavnega razvoja lastnih prilagojenih aplikacij in njihovega umeščanja v AppExchange.

AppExchange je platforma, na kateri je mogoče ustvarjati, razvijati in prilagajati aplikacije, in je z leti postala vodilni trg poslovnih aplikacij z več sto aplikacijami, ki podpirajo produktivnost in rast. Danes kar 85 % podjetji Fortune 100 uporablja vsaj eno aplikacijo AppExchange za povezavo s strankami in kupci na povsem nov način.

V primeru, da se znajdejo v situaciji, ko potrebujejo določeno funkcionalnost, ki je Salesforce nima, imajo uporabniki Salesforce dve možnosti – da takšno rešitev razvijejo sami, ali pa pobrskajo po platformi AppExchange, če jo je že kdo razvil.

V podjetju HSM informatika smo se nedavno znašli v takšni situaciji in odločili smo se, da to kar potrebujemo, razvijemo sami, sploh glede na to, kako enostavno je to storiti na platformi Salesforce, kljub temu pa trenutno aplikacije, ki smo jo razvili, ne nameravamo postaviti na trg AppExchange.

Naloga, da ustvarim aplikacijo Salesforce me je pričakala precej zgodaj v moji karieri Salesforce. V podjetje HSM Informatika sem prišla kot študentka in po dveh mesecih izobraževanja in opravljenem certifikatu za administratorja Salesforce je bil čas, da pridobljeno znanje pokažem v resničnem svetu.

Aplikacija »Potni nalogi« je zasnovana tako, da se uporablja interno v podjetju HSM in se z njeno pomočjo spremljajo poslovna potovanja zaposlenih.

Kljub začetni negotovosti sem zelo vesela, da sem dobila to priložnost že na začetku. Med opravljanjem te naloge sem spoznala, kako zabavno in enostavno (tudi za popolne začetnike) je z orodjem Lightning App Builder, ki omogoča enostavno ustvarjanje strani, ustvariti aplikacijo na platformi Salesforce.

Potreba po aplikaciji

 

Priznati moram, da med prvim sestankom z vodjem na temo aplikacije »Potni nalogi« nisem povsem razumela potrebe po njej. To bomo pripisali moji takratni neizkušenosti.

Pojasnil mi je, da se s to aplikacijo v prihodnosti želi izogniti situacijam, ko se zaposleni »vlečejo za rokave«, da bi izvedeli informacije, ki jih potrebujejo.

V tem primeru je šlo za to, da mora sodelavka, ki je zadolžena za ta del dela, vedno znova prositi sodelavce, da ji pošljejo elektronsko pošto z informacijami o službeni poti, na kateri so bili, in ustrezne račune. Pogosto so se pojavljale napake, pošiljali nepopolni podatki in podobno, vse to pa je vodilo v nezadovoljstvo in izgubo časa.

Nenazadnje pa bi aplikacija koristila tudi vodstvu, saj bi lahko z njo poleg dohodka spremljalo tudi stroške z intuitivnimi poročili, torej celostno zgodbo, povezano z zaključkom prodaje, pa tudi s potovanji zaposlenih na izobraževanja in usposabljanja.

Koncept

 

Ideja mi je postala jasna in v grobem sem ustvarila sliko, kako jo uresničiti. Vendar je bilo zame najtežje razdelati in povezati vse korake.

Večkrat sem sestavila objekte, torej dele aplikacije in njihovo medsebojno odvisnost, potem pa sem na pol poti ugotovila, da tako ne bo šlo, zato sem začela od začetka.

Obrnila sem se na bolj izkušene sodelavce, izmenjali smo ideje in z njihovo pomočjo sem čez nekaj časa prišla do koncepta, ki je imel smisel.

S strani uporabnikov sistema, torej zaposlenih v podjetju HSM Informatika je bilo potrebno omogočiti vnos potrebnih informacij o službenem potovanju s čim manj kliki miške. Mesto, kilometrina, nastanitev, prehrana in vrsta prevoza so le nekateri podatki, ki jih je bilo treba zbrati in smiselno shraniti v Salesforce.

Izvedba

 

Na vrsto je prišel najbolj zabaven del. Ustvarjanje predmetov, polj, potrjevanje vnesenih podatkov, avtomatizacija vnosov s Flow in ustvarjanje postopka odobritve.

Objekt v Salesforce je drugo ime za tabelo v bazi podatkov, ki omogoča shranjevanje podatkov, značilnih za določeno organizacijo, medtem ko je polje stolpec te tabele.

 

Podatki

 

Upam si trditi, da je način vnosa podatkov v sistem najpomembnejši del.

Naredila sem tri objekte: Potni nalog, Dan in Strošek.

Potni nalog vsebuje splošne podatke o potovanju, kot so zaposleni, namen potovanja, ciljni kraj, datum in podobno.

Na Potni nalog sta vezana objekta Dan in Strošek tako, da ima lahko en Potni nalog več Dni in Stroškov. Objekt Dan vsebuje podatke o vsakem dnevu, preživetem na poti, ki ga shranimo v ustrezna polja Obrok, Vrsta prevoza, Kilometrina. Objekt Strošek vsebuje podatke o datumu, vrsti in višini potnih stroškov. Stran Potnega naloga je dobila končno obliko (prikazano na sliki 2).

 

Avtomatizacija

 

Uporabniki sistema se pogosto upirajo spremembam, zato je pomembno, da vnos podatkov čim bolj poenostavimo. Logičen naslednji korak je bila avtomatizacija. V danem trenutku je tudi to bila zame zahtevna naloga, ker sem se odločila uporabljati Flow za vnos Dni in Stroškov, vse kar pa sem vedela o Flowu je bilo to, kje ga najti v sistemu.

V Salesforceu se eden izmed načinov avtomatizacije zapletenih poslovnih procesov imenuje Flow. Flow je deklarativno, vizualno orodje, ki zbira podatke iz sistema in jih uporablja za spreminjanje istih podatkov, odvisno od situacije.

Na srečo je skupnost Salesforce zelo aktivna, zato sem našla uporabne primere dela s Flow na spletu.

Ko zaposleni ustvari nov Potni nalog in izpolni splošne podatke, izpolni informacije o Dnevih in Stroških. Izpolnjevanje je znatno pospešeno in olajšano s samodejnim izpolnjevanjem nekaterih polj, kot so datumi, mesta in število dni potovanja iz splošnih podatkov na Potnem nalogu. Slika 2 prikazuje Flow za ustvarjanje stroškov v sistemu.

Dodala sem tudi postopek odobritve, ker morajo informacije, da je zaposleni izpolnil svoj Potni nalog, priti do odgovorne osebe. Ta ga mora pregledati in odobriti, če ni nobenih napak. Prav tako zaposleni po elektronski pošti prejme podatke o stanju njegovega potnega naloga (odobreno, zavrnjeno, v teku).

 

Aplikacija Lightning

 

Ko sem imela vse urejeno, tako kot mora biti, je bilo ustvarjanje aplikacije v programu Lightning App Builder zelo preprosto. Dodala sem sliko in dovolila dostop do objektov po profilih.

V objekt Potni nalog sem dodala vizualno orodje Salesforce Path, ki se uporablja na objektih za pomoč uporabnikom, prek katerih lahko brez težav spremljajo trenutno stanje svoje datoteke, v tem primeru Potnega naloga.

Na koncu...

 

Aplikacija »Potni nalogi« je bila zame velik izziv. Z delom na njej sem spoznala pomen skupinskega dela in se veliko naučila o administraciji na platformi Salesforce.

Pred uporabo te aplikacije nismo imeli strukturiranega vnosa podatkov o službenih potovanjih v sistem. Sodelavke, zadolžene za ta del dela, so vse uspešno opravljale že prej, vendar z veliko več porabljenega časa in manj prilagodljivosti.

Aplikacija »Potni nalogi« je prinesla pomembno spremembo tudi za prodajalce, ki lahko potne naloge zdaj ustvarjajo v aplikaciji, ki jo uporabljajo pri svojem vsakodnevnem delu, in vnesejo stroške, kadar jim to ustreza – tudi prek mobilne aplikacije.

Jasno je, da glede na trenutno situacijo ne potujemo tako pogosto kot prej, zato aplikacije ne uporabljamo veliko, vendar se zelo veselim trenutka, ko se bo svet vrnil v normalno stanje in bodo »Potni nalogi« znova zaživeli v polnem sijaju. 🙂

 

 


piše:
Anamarija Reljanović, Junior Salesforce Developer, HSM informatika