PROJECT MANAGEMENT - KAKO DRŽATI SVE KONCE U RUKAMA

 

Prodaja je ostvarena i prvi cilj je postignut - dogovoren je veliki projekt. No to je tek početak. Put do uspješne realizacije projekta je često kompleksan proces, koji uključuje različite sudionike i donosi mnoge potencijalne izazove. Koliko god zahtjevan bio, krajnji cilj projektnog putovanja je uvijek isti - Klijent je zadovoljan, a vi ste u planiranom vremenu i s predviđenim troškovima uspješno ostvarili ciljeve projekta.

 
Ako ne želimo da nam projekt postane dugotrajan i težak proces, potrebno je posvetiti puno pažnje detaljnoj pripremi, kao i strukturiranom provođenju i praćenju. Kao Project Manager, vi ste glavni voditelj i komunikator u cijelom procesu. Vi ste osoba koja drži sve projektne konce u rukama i osigurava uspjeh projekta uz minimiziranje rizika.

 
S obzirom da je riječ o kompleksnom, a često i dugotrajnom procesu, putem naravno nailazimo na mnoge izazove. Slijede 4 izazova s kojima smo se imali prilike susretati pri vođenju projekata, kao i sugestije kako ih možete uspješno savladati.

 

1. IZAZOV Promjene u rasporedu/planu projekta.

 
Ništa ne usporava projekt kao neočekivana promjena u planovima. Ako zajedno s klijentom napravite kvalitetno planiranje, malo toga će biti prepušteno slučaju i projekti će se u pravilu izvršavati na vrijeme. Međutim unatoč pomnom planiranju, moguće je da radi izmjena u projektnim prioritetima dođe do poteškoća u izvođenju zadataka, kao i komunikacijskih problema.

Sugestija: Držite članove tima i projekte organiziranima.
 
Postoje mnogi alati za upravljanje projektima pomoću kojih je moguće lijepo organizirati sve stavke projekta ali i ažurno mijenjati zadatke te pratiti sve što se događa. Još je bitnije povezati sve sudionike projekta, omogućiti im komunikaciju na jednom mjestu i organizirati prioritete tako da svatko zna rokove i bitne stavke za finaliziranje projekta.

 

2. IZAZOV Članovi tima ne idu prema istom cilju.

 
Unaprijed treba biti spreman na činjenicu da će različiti ljudi u timu imati različite ideje ili mišljenja o tome kako pristupiti rješavanju nekog zadatka. Upravo zato se bitno usredotočiti i fokus prebaciti na sličnosti i zajednički cilj.

Sugestija: Fokusirajte tim oko zajedničkog cilja.
 
Savjet je da komunicirate ciljeve, kriterije i prioritete na početnim sastancima kako bi članovi tima mogli vidjeti koji su ciljevi najvažniji. Kad svatko razumije što su zajednički ciljevi, lakše se vratiti na pravi put kad god postoji rasprava ili nesporazum. Jako je bitno ažurirati prioritete i ciljeve ako dođe do promjena i komunicirati ih čim se pojave.

 

3. IZAZOV Nezadovoljni članovi tima.

 
Glavni preduvjet za kvalitetno odrađen posao je da su članovi vašeg tima motivirani kvalitetno raditi posao koji rade. Velika većina će vjerojatno biti takva, ali dovoljno je da se samo jedan dio posla ne odradi u skladu s očekivanjima i to već može uzrokovati velike zastoje u projektu. Dok delegirate posao za svoj projekt, nemojte pretpostavljati da će članovi vašeg tima biti motivirani za izvrstan posao samo zato što je to njihov posao. Različite ljude jednostavno motiviraju različite stvari.

Sugestija: Trebate (sa)znati što motivira vaš tim.
 
Umjesto da pretpostavljate, saznajte što motivira svaku osobu u vašem timu. Trebate razumjeti da su ljudi različiti i nemaju iste motivatore. Osim toga, svi vole osjetiti da se u njih aktivno ulaže – u vidu edukacija, specijalizacija, certifikacija i sl. Isto im u konačnici pomaže i da kvalitetnije rade svoj posao. I u konačnici, nemojte samo kritizirati kad nešto ne valja, vrlo je važno dati pozitivnu povratnu informaciju za dobro odrađen posao.

 

4. IZAZOV Članovi tima vide stvari drugačije od vas.

 
Time što ste odabrani za voditelja tima, ukazano vam je povjerenje da ćete projekte voditi kvalitetno, da ćete poštivati rokove i pobrinuti se da konačan rezultat bude u skladu s dogovorenim. Ne zaboravite dati isto povjerenje vašim članovima tima. Ponekad se ljudi suočavaju s problemom i rješenjem na drugačiji način od vas. Naučite cijeniti međusobne različitosti i učiti iz njih.

Sugestija: Prepoznajte, iskoristite i poštujte talente svog tima.
 
Vizija i smjer projekta vrlo su važan dio vođenja tima i morate biti sigurni da se svi dijelovi usklađeni, ali, kada svom timu date najvažnije kriterije i delegirate zadatke, prepustite ih da samostalno rade. Okupite se na dnevnim/tjednim sastancima/brifinzima kako bi prošli neke od detalja za provjeru napretka prema glavnim rokovima i ciljevima projekta.

 
S obzirom da je vođenje projekata prilično izazovan i kompleksan posao, neophodno je da njegujete kvalitetan i konstruktivan timski rad. Upravo zato kao voditelj, trebate uvijek imati na umu svoju prvobitnu ulogu komunikatora i organizatora – to su kvalitete koje će vaš tim poštovati i cijeniti. U konačnici ćete imati uspješan tim, kvalitetno završene projekte i zadovoljne klijente.

 


piše:
Ivana Škegro, Consultant, HSM informatika