ORGANIZIRALI STE USPJEŠAN EVENT - ŠTO DALJE?

 

Dan D je iza vas. Dobro ste targetirali publiku i zadovoljni ste odazivom. Govornici su bili zanimljivi, a za vrijeme predavanja gosti su aktivno sudjelovali, postavljali pitanja i pokazivali interes za prezentiranim rješenjima. U pauzama i nakon eventa zainteresirano su razgovarali s predavačima i razmjenjivali vizitke. Sve je teklo po planu, i u konačnici ste zadovoljni dobro odrađenim događanjem. Međutim, što dalje?

 
Kako organizirati uspješan event smo već spomenuli u ranijem postu, no iako godinama organiziramo evente, ne živimo od njihove organizacije, već od zadovoljnih klijenata. Ideja je da zahvaljujući eventima dolazimo do novih klijenata, bolje upoznajemo postojeće klijente i s njima izgrađujemo dugoročne odnose. Ne djeluje previše kompleksno, zar ne?

 
No, kad adrenalin nakon eventa nestane i kad vas preuzme svakodnevni posao, što se u pravilu dogodi vrlo brzo, vrijeme samo “iscuri”, a vi niste stigli odraditi kvalitetan follow-up. Znamo to dobro jer smo se i sami često susretali s istim izazovom. Nakon gotovo stotinu organiziranih evenata u Hrvatskoj i regiji, kao i mnogih isprobanih tehnika za kvalitetniji follow-up, postavili smo proces koji nam se zasad pokazuje najučinkovitijim.

 

Slijedi nekoliko ključnih elemenata koji su sastavni dio svakog našeg follow-up procesa, a koji vam možda pomognu da dođete do više klijenata i s njima uspostavite kvalitetnije odnose.

 

Stvaranje odnosa s potencijalnim klijentima počinje već na eventu.

 
Sudionici se na evente prijavljuju tjednima unaprijed, što vam daje dovoljno vremena za malo istraživanje. Saznajte tko su vaši gosti, iz kojih tvrtki dolaze i čime se bave. Definirajte prioritete i unaprijed se pripremite za razgovore s određenim sudionicima.

 

Pravi timing je sve.

 
Dobar timing je izuzetno važan. Rijetko tko će se sjećati detalja vašeg eventa nakon dva-tri tjedna i zato ne čekajte s follow-up aktivnostima, već kontaktirajte svoje potencijalne klijente što prije.

 

Kombinirajte različite follow-up tehnike.

 
Testirajte različite tehnike kako biste vidjeli što vam donosi najbolje rezultate. Nama se najučinkovitijom pokazala kombinacija tri različita pristupa:

1. Prvi korak je slanje upitnika o zadovoljstvu svim sudionicima eventa. Potrudite se da isti bude jasan i da ne oduzima previše vremena za ispunjavanje. Poštujte odgovore koje ste dobili i ciljano kontaktirajte one ljude koji su pokazali interes za konkretnim rješenjem.

2. Sve one koji nisu ispunili upitnik, u našoj tvrtki kontaktira Sales Development tim, kako bismo im zahvalili na sudjelovanju i saznali čime su bili zadovoljni, gdje ima mjesta unaprjeđenju i o čemu bi voljeli saznati više informacija. Iz razgovora, Sales Development saznaje i postoji li interes za konkretnim rješenjem iz naše ponude i u tom slučaju daljnju komunikaciju s potencijalnim klijentom preusmjerava na naš prodajni tim.

3. Prodavači kontaktiraju samo one potencijalne klijente s kojima su na eventu uspostavili konkretnu komunikaciju i s kojima su dogovorili da će im se povratno javiti nakon eventa.

 

Kontaktirajte i one koji su se prijavili za event, ali nisu sudjelovali.

 
Razlog za nedolazak prijavljenih sudionika često je splet okolnosti na koje ne možete utjecati, ali to što se netko prijavio za vaš događaj već je dobra indikacija da je zainteresiran za ono što nudite. Baš zato niti te potencijalne klijente ne treba zanemariti. Pokušajte ih aktivirati nakon održanog eventa, slanjem informacija ili prezentacija s događanja – možda će ih to motivirati da vam se jave s dodatnim pitanjima.

 

Cijeli proces pratite kroz sustav koji će raditi za vas.

 
Učinkovit sustav za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) je ovdje vrlo koristan, jer na jednom mjestu možete pratiti;
sve odrađene evente,
sve follow-up aktivnosti vezane uz evente,
svu komunikaciju s potencijalnim i postojećim klijentima,
te u konačnici uspješnost evenata po svim parametrima koji su vam važni, uključujući i isplativost ulaganja u iste.
Ako su prilagođeni vašim potrebama, ovakvi poslovni sustavi vam pružaju žive, uvijek dostupne informacije o potencijalnim i postojećim klijentima koje možete analizirati i kvalitetno koristiti za svaki idući event.

 
Svaka tvrtka ima svoje specifičnosti, pa se i tehnike pristupa potencijalnim klijentima nakon eventa ponešto razlikuju. No cilj je uvijek isti – maksimalno iskoristiti event koji smo organizirali za privlačenje novih klijenata i kvalitetnu izgradnju odnosa s klijentima. Kombinacija tri ključna elementa: sustavnog provođenja follow-up aktivnosti, praćenja istih kroz sustav koji nas podržava i zajednički rad raznih timova unutar tvrtke, nama se pokazala kao pravi odgovor na pitanje – Što dalje nakon uspješno odrađenog eventa?

 

jelenajelinic_blog


piše:
Jelena Jelinić, Marketing Manager, HSM informatika