Kako unaprijediti poslovanje uz nove tehnologije?

 

Gotovo je nevjerojatno koliku disrupciju je ova pandemija napravila u načinu poslovanja tvrtki. U nekoliko dana, svi smo usvojili novi način razmišljanja, učenja i rada. Digitalne aplikacije i usluge koje su dostupne već godinama postaju sve vitalnije te time otkrivamo nove i učinkovitije načine svakodnevnog izvršavanja procesa rada unutar organizacije.

S obzirom da su neka digitalna rješenja, kao što su npr. rješenja za videokonferenciju (poput Zooma i sličnih aplikacija) ili rješenja za uredsku kolaboraciju (poput MS Office365 ili Google G suite) već postala neizostavan dio poslovanja jedne moderne kompanije, a o njima su napisane stotine članaka i korisnih savjeta, odlučili smo se za ovu temu bloga fokusirati na jedno vrlo korisno, ali u našoj regiji dosta zanemareno rješenje.

Riječ je o rješenju za digitalno potpisivanje dokumenata koje omogućava drastično pojednostavljivanje i ubrzanje procesa potpisa dokumenata – od klasičnog “manualnog” (isprintaj, potpiši, pečatiraj, pošalji poštom i čekaj da druga strana napravi isto) do automatiziranog gdje se cijeli proces završava u nekoliko klikova.

Kao partner kompanije Adobe, rješenje Adobe Sign koristimo već nekoliko godina za potpise mnogih ugovora, naročito kod prodaje kompleksnih projekata. Neki od primjera ugovora koje digitalno potpisujemo su npr. ugovori o tajnosti (tzv. NDA ugovori) i ugovori o korisničkoj podršci kao i projektna dokumentacija (npr. Statement of Work dokumenti). U HSM-u takvih ugovora generiramo do desetak mjesečno, tako da nam je teško govoriti o velikim efektima koje ostvarujemo uštedom na ispisu dokumenata (tinti i papiru) te na troškovima dostave. S druge strane, ovo nam je jako koristan alat primarno zbog praktičnosti.

Korisnom nam se pokazala činjenica da se dokumenti ne mogu “zagubiti” u hrpi papira, ne mogu biti poslani na krivu adresu i šalju se direktno osobama koje ih potpisuju, a ne na adresu tvrtke. Ovo zadnje nam se pokazalo korisno naročito u doba pandemije kada je rijetko tko stalno boravio u uredu, ali korisno je svakako i u uobičajenim vremenima. Na primjer, dokument možete potpisati i kada ste na službenom putu putem mobitela ili laptopa.

 

Efektivan povrat investicije

 

Adobe Sign je vodeće rješenje za digitalnu transformaciju te korištenje ovakvog alata donosi povećanje prihoda, bolju operativnu učinkovitost, smanjuje rizik i poboljšava „ROI“ postojećih poslovnih sustava. 

Prema Forrester dokumentaciji iz 2019. godine, Adobe sign ima snažan utjecaj na cjelokupnu ekonomiju. Prema tom izvoru, korištenje Adobe Sign rješenja donosi prosječni ROI od 420%.

Isto tako, Forrester daje podatke sačuvanih resursa prilikom upravljanja dokumentima ovim digitalnim rješenjem. Prema tome, u godini dana znatno se smanjuje trošak korištenja papira, a time i ogromne količine kilograma drvnih resursa i otpada. 

Najbitnija od svih prednosti je što skupljanje potpisa, koje je nekad trajalo tjednima ili danima, sada traje satima ili čak minutama. Praćenje aktivnosti poslanog dokumenta u stvarnom vremenu daje informaciju o dokumentima u statusu čekanja potpisa i onih koji su potpisani te kad i tko ih je potpisao. Isto tako, moguće je slati ili dobivati obavijesti nakon što je potpis prikupljen kao i arhivirati dokumente zajedno s detaljnim izvještajem.

Kod nas smo najbolji efekt ostvarili povezivanjem Salesforce CRM-a i Adobe Signa, kojeg koristimo na način da ugovore generirane u CRM-u šaljemo na digitalni potpis putem Adobe Signa. Spajanje Adobe Signa i Salesforcea je uvelike poboljšalo ciklus vođenja projektnih prodaja te skratilo muke pripreme ugovora i dala ogromnu vrijednost voditeljima. Ne samo da omogućuje slanje dokumenata na e-potpis našim klijentima, već i dokumentiranje te praćenje statusa u stvarnom vremenu. Sama izrada višekratnih predložaka za slanje ugovora skraćuje vrijeme pripreme, generiranja i slanja klijentima samo jednim klikom unutar CRM-a. 

No, čak i bez CRM-a, koristi od ovakvih rješenja su goleme i ukoliko se koriste ili kao samostalno rješenje ili u integraciji s drugim poslovnim sustavima, pa evo i nekoliko rečenica na tu temu.

 

Iskustvo koje omogućuje korištenje Adobe Sign alata

 

Sučelje Adobe Signa i postupci rada vrlo su jasni te je novim korisnicima potrebno vrlo malo kako bi razumjeli i u potpunosti doživjeli digitalizaciju i jednostavnost procesa koji su im inače zadavali muke.

U nastavku donosimo par ključnih značajki koje Adobe Sign pruža svojim korisnicima kroz sučelje aplikacije. 

Adobe Sign karakteristike:

1. Adobe Sign je cloud rješenje

Adobe Sign, kao dio Adobe Document Clouda, pojednostavljuje postupak potpisivanja olakšavajući pripremu i slanje dokumenata za potpis s bilo kojeg mjesta. Na način da pretvara procese dokumentacije u cjelovito 100% digitalno iskustvo. Budući da je to cloud rješenje, ne zahtjeva dodatne investicije u hardver ili softver od strane korisnika.

 

2. Puno truda je uloženo u korisničko iskustvo

Sjajno iskustvo korisnika definitivno je najvažnije mjerilo prema kojem se ističu najveći svjetski vizionarski brendovi. Procesi u kojima baratamo s mnoštvom papirologije, kao što su popunjavanje obrazaca i potpisivanje dokumenata, znaju znatno usporiti rad. U raznim projektima trud koji je potrebno uložiti u sređivanje papirologije je najveća prepreka koja često pokvari iskustvo, ali i entuzijazam sudionika.

 

3. Automatizira repetitivne zadatke

Mogućnost korištenja višekratnih predložaka, za koje nije potrebno dodatno programiranje ili korištenje dodatnih kompleksnih alata, znatno ubrzava rad što pridonosi učinkovitosti poslovanja – transformacijom HR-a, prodaje i ostalih poslovnih procesa.

 

4. U cijelosti mijenja klasično potpisivanje dokumenata

Smanjenje fizičkih,  papirnatih dokumenata u procesima donosi uštedu vremena i novaca, te smanjenje troška pogrešaka i kašnjenja koja su nerijetko povezana s procesom manualnog pripremanja dokumentacije. Proces rada za pripremu ugovora postaje mnogo učinkovitiji i manje naporan. Praćenje i upravljanje u stvarnom vremenu daju veliku transparentnost procesa, poboljšavaju vrijeme rada i zaposlenicima omogućavaju veći fokus na važnije zadatke. Ukupno vrijeme obrade ugovora moguće je smanjiti čak na pola te dokumenti koji zahtijevaju brzu reakciju uz odobrenje manje od pola sata da se provedu. Kada sve zbrojimo sa svim ugovorima i koracima koje je potrebno napraviti od obrađivanja, odobrenjima do finalnog potpisa, ušteda vremena je očita što se osjeti kroz poslovnu efikasnost.

 

5. Ne zahtijeva nikakvu investiciju ili dodatnu logistiku od strane klijenta

Adobe Sign primateljima olakšava prijavu s bilo kojeg uređaja i preglednika na način da kroz e-mail poštu mogu pristupiti dokumentu koji zahtijeva njihovo odobrenje i/ili potpis dok pri tome nije potrebna registracija korisnika ili preuzimanje softvera.

 

6. Povezan je s poslovnim sustavima i aplikacijama koje već koristite

Velika prednost Adobe Signa na tržištu je svakako mogućnost integracije s različitim aplikacijama koje organizacije najčešće koriste u poslovanju. Pored već spomenute integracije sa Salesforce CRM-om razvijene su i integracije s mnogim Microsoft rješenjima (Dynamics, Office 365, Sharepoint…), SAP, Workday, Nintex, ServiceNow, Apttus, Box, Dropbox, Google drive i još mnoge druge. 

 

I na kraju...

 

Uz prilično intuitivno korisničko sučelje, redoslijed potpisivanja, odobravanja i automatizirane notifikacije, svim sudionicima daje dodatnu vrijednost, kao što su slanje podsjetnika ili potpisanog dokumenta svim stranama kao i mogućnost preuzimanja vlastitog primjerka dokumenta.

Adobe Sign korisnicima nudi mogućnost elektronskog potpisivanja dokumenata i prikupljanja pravno obvezujućih digitalnih potpisa. Na ovo rješenje, bez obzira na industriju, oslanjaju se organizacije svih veličina baš iz razloga što platforma daje sigurnost dokumenta u procesu prikupljanja elektroničkog popisa kao i potencijal za uštedu vremena koju istovremeno prati učinkovitost uštede troškova. Zbog svega navedenog, zaista smatramo kako je elektroničko potpisivanje budućnost poslovanja svake tvrtke.

 

 


piše:
Paula Stražičić, Consultant, HSM informatika