SIE HABEN EIN ERFOLGREICHES EVENT ORGANISIERT – WAS KOMMT ALS NÄCHSTES?

 

Der Stichtag ist hinter Ihnen. Sie haben das richtige Zielpublikum gewählt und sind mit der Beteiligung zufrieden. Die Sprecher waren interessant und während der Vorträge nahmen die Gäste aktiv teil, stellten Fragen und zeigten Interesse an den vorgestellten Lösungen. In den Pausen und nach dem Event unterhielten sie sich mit den Vortragenden und tauschten Visitenkarten aus. Alles ist nach Plan gelaufen, und letztendlich sind Sie mit einem gelungenen Event zufrieden. Doch was jetzt?

 
Die Organisation eines erfolgreichen Events haben wir bereits in einem früheren Beitrag erwähnt, aber obwohl wir seit Jahren Events organisieren, leben wir nicht von ihrer Organisation, sondern von zufriedenen Kunden. Die Idee ist, durch Events neue Kunden zu erreichen und bestehende Kunden besser kennenzulernen, um langfristige Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Klingt nicht zu komplex, nicht wahr?

 
Aber wenn das Adrenalin nach dem Event verschwindet und Sie Ihr täglicher Job wieder in Anspruch nimmt, was normalerweise sehr schnell geschieht, fließt die Zeit einfach „dahin“ und Sie haben es nicht geschafft, ein gutes Follow-up zu machen. Wir sind damit vertraut, weil wir selbst oft auf die gleiche Herausforderung gestoßen sind. Nach fast hundert veranstalteten Events in Kroatien und der Region sowie vielen ausprobierten Techniken für ein besseres Follow-up haben wir den Prozess festgelegt, der für uns zurzeit am effektivsten ist.

 

Es folgen einige Schlüsselelemente, die ein integraler Bestandteil jedes unserer Folgeprozesse sind und die Ihnen helfen könnten, mehr Kunden zu erreichen und bessere Beziehungen zu ihnen aufzubauen – weil es immer noch besser gehen kann, nicht wahr?

 

Das Aufbauen von Beziehungen mit potenziellen Kunden beginnt schon auf dem Event.

 
Die Teilnehmer melden sich mehrere Wochen im Voraus für das Event an, was Ihnen genug Zeit für etwas Recherche gibt. Finden Sie heraus, wer Ihre Gäste sind, aus welchen Unternehmen sie kommen und womit sie sich beschäftigen. Definieren Sie Ihre Prioritäten und bereiten Sie sich auf Gespräche mit bestimmten Teilnehmern vor.

 

Das Richtige Timing ist das Wichtigste.

 
Gutes Timing ist extrem wichtig. Nur wenige werden sich nach zwei bis drei Wochen an die Details Ihres Events erinnern, weshalb Sie nicht mit den Folgeaktivitäten warten dürfen, sondern Ihre potentiellen Kunden so früh wie möglich kontaktieren sollten.

 

Kombinieren Sie verschiedene Follow-Up-Techniken.

 
Testen Sie verschiedene Techniken, um zu sehen, was Ihnen die besten Ergebnisse liefert. Für uns hat die besten Ergebnisse eine Kombination aus drei verschiedenen Ansätzen gezeigt:

1. Der erste Schritt besteht darin, allen Teilnehmern einen Zufriedenheitsfragebogen über das Event zu senden. Bemühen Sie sich darum, dass er klar gestaltet ist und nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Respektieren Sie die erhaltenen Antworten und kontaktieren Sie Personen, die an einer konkreten Lösung Interesse gezeigt haben.

2. Diejenigen, die den Fragebogen nicht ausgefüllt haben, werden vom Sales Development Team unseres Unternehmens kontaktiert, um sich für ihre Teilnahme zu bedanken und herauszufinden, womit sie zufrieden waren, wo sie Verbesserungsmöglichkeiten sehen und worüber sie mehr erfahren möchten. Aus dem Gespräch erfährt das Sales Development Team, ob Interesse an einer bestimmten Lösung aus unserem Angebot besteht, und in diesem Fall wird die weitere Kommunikation mit einem potenziellen Kunden an unser Verkaufsteam weitergeleitet.

3. Verkäufer kontaktieren nur die potenziellen Kunden, die eine konkrete Kommunikation am Event aufgebaut haben und sich bereit erklärt haben, nach dem Event kontaktiert zu werden.

 

Kontaktieren Sie auch diejenigen, die sich für das Event angemeldet haben, aber nicht teilgenommen haben.

 
Grund für das Nichterscheinen registrierter Teilnehmer ist oft eine Reihe von Umständen, auf die Sie keinen Einfluss haben können, aber die Tatsache, dass sich jemand für Ihre Veranstaltung angemeldet hat, ist ein guter Hinweis darauf, dass er an dem interessiert ist, was Sie anbieten. Gerade aus diesem Grund sollten diese potenziellen Kunden nicht ignoriert werden. Versuchen Sie sie nach dem abgehaltenen Event zu aktivieren, indem Sie ihnen Informationen oder Präsentationen des Events senden – diese könnten sie motivieren, sich mit zusätzlichen Fragen zu melden.

 

Befolgen Sie den gesamten Prozess durch ein System, das für Sie funktioniert.

 
Ein effektives Customer-Relationship-Management-System (CRM) ist hier sehr nützlich, da Sie an einem Ort alles verfolgen können:
alle abgehaltenen Events,
alle Folgeaktivitäten im Zusammenhang mit den Events,
die gesamte Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Kunden
und schließlich den Erfolg der Events nach allen für Sie wichtigen Parametern, einschließlich der Rentabilität der Investition in diese.
Wenn diese Geschäftssysteme auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind, bieten sie Ihnen stets verfügbare Informationen über potenzielle und bestehende Kunden, die Sie analysieren und für zukünftige Events verwenden können.

 
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Besonderheiten, weshalb auch die Zugangstechniken zu potenziellen Kunden nach dem Event etwas anders sind. Aber das Ziel ist immer das gleiche: Nutzen Sie das Event, das wir organisiert haben, maximal aus, um neue Kunden zu gewinnen und gute Kundenbeziehungen aufzubauen. Die Kombination von drei Schlüsselelementen – konsequente Umsetzung von Folgeaktivitäten, Überwachung dieser durch ein System, das uns unterstützt, sowie Zusammenarbeit verschiedener Teams innerhalb des Unternehmens – hat sich für uns als richtige Antwort auf die folgende Frage erwiesen – Wie geht es nach einem erfolgreichen Event weiter?

 

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verfasst von:
Jelena Jelinić, Marketing Manager, HSM informatika