PROJECT MANAGEMENT – WIE HÄLT MAN ALLE FÄDEN IN DER HAND?

 

Der Vertrieb war erfolgreich und das erste Ziel wurde erreicht – ein Großprojekt wurde vereinbart. Aber das ist nur der Anfang. Der Weg zur erfolgreichen Projektrealisierung ist oft ein komplexer Prozess, an dem verschiedene Akteure beteiligt sind und der viele potenzielle Herausforderungen mit sich bringt. Wie anspruchsvoll das ultimative Ziel des Projektwegs auch sein mag – der Kunde ist zufrieden, und Sie haben in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Aufwand erfolgreich die Projektziele erreicht.

 
Wenn wir nicht möchten, dass unser Projekt langwierig und schwierig wird, müssen wir uns auf die detaillierte Vorbereitung sowie die strukturierte Umsetzung und Überwachung konzentrieren. Als Projektmanager sind Sie während des gesamten Prozesses der Hauptleiter und -kommunikator. Sie sind die Person, die alle Projektfäden in ihren Händen hält und den Projekterfolg bei gleichzeitiger Minimierung des Risikos gewährleistet.

 
Da es sich dabei um einen komplexen und oft langwierigen Prozess handelt, begegnen wir auf diesem Weg natürlich vielen Herausforderungen. Im Folgenden sind vier Herausforderungen genannt, denen wir während des Projektmanagements begegnet sind, sowie Vorschläge, wie Sie diese erfolgreich meistern können.

 

1. HERAUSFORDERUNG – Änderungen im Zeitplan/Projektplan.

 
Nichts verlangsamt das Projekt wie eine unerwartete Planänderung. Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen guten Plan aufgestellt haben, bleibt nur wenig dem Zufall überlassen und Ihre Projekte werden in der Regel pünktlich ausgeführt. Trotz sorgfältiger Planung ist es jedoch möglich, dass es durch Änderungen in den Projektprioritäten zu Problemen in der Ausführung von Aufgaben sowie zu Kommunikationsproblemen kommt.

Vorschlag: Halten Sie Teammitglieder und Ihre Projekte organisiert.
 
Es gibt viele Projektmanagement-Tools, mit denen Sie alle Projektpunkte organisieren können, aber auch Aufgaben schnell aktualisieren und alle Vorgänge verfolgen können. Noch wichtiger ist es, alle Projektteilnehmer zu verbinden, die Kommunikation an einem Ort zu ermöglichen und Prioritäten zu setzen, damit jeder die Termine und wichtige Punkte für den Abschluss des Projekts kennt.

 

2. HERAUSFORDERUNG – Die Teammitglieder arbeiten nicht auf das gleiche Ziel hin.

 
Man sollte im Voraus darauf vorbereitet sein, dass verschiedene Personen im Team unterschiedliche Ideen oder Meinungen haben werden, wie an eine Aufgabe heranzugehen ist. Es ist daher wichtig, sich auf die Ähnlichkeiten und das gemeinsame Ziel zu konzentrieren.

Vorschlag: Fokussieren Sie Ihr Team auf das gemeinsame Ziel.
 
Es ist ratsam, bei den ersten Treffen Ziele, Kriterien und Prioritäten zu kommunizieren, damit die Teammitglieder sehen können, welche Ziele am wichtigsten sind. Wenn jeder versteht, welche die gemeinsamen Ziele sind, ist es leichter, bei Diskussionen oder Missverständnissen auf den richtigen Weg zurückzukehren. Es ist sehr wichtig, Prioritäten und Ziele zu aktualisieren, wenn Änderungen auftreten, und sie zu kommunizieren, sobald sie auftreten.

 

3. HERAUSFORDERUNG – Unzufriedene Teammitglieder.

 
Die wichtigste Voraussetzung für eine gut geleistete Arbeit ist, dass Ihre Teammitglieder motiviert sind, gute Arbeit zu leisten. Ein Großteil wird es wahrscheinlich sein, aber bereits ein einziger Teil der Arbeit, der den Erwartungen nicht entspricht, kann große Projektstillstände verursachen. Während Sie die Arbeit für Ihr Projekt delegieren, gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Teammitglieder motiviert sein werden, großartige Arbeit zu leisten, nur weil es ihre Aufgabe ist. Verschiedene Menschen motivieren einfach verschiedene Dinge.

Vorschlag: Sie müssen wissen (erfahren), was Ihr Team motiviert.
 
Anstatt etwas anzunehmen, finden Sie heraus, was jede Person in Ihrem Team motiviert. Sie müssen verstehen, dass Menschen verschieden sind und nicht die gleichen Motivatoren haben. Außerdem möchten alle spüren, dass aktiv in sie investiert wird – in Bezug auf Ausbildung, Spezialisierung, Zertifizierung usw., was ihnen am Ende hilft, ihre Aufgabe besser auszuführen. Und zu guter Letzt kritisieren Sie nicht nur, wenn etwas nicht stimmt, denn es ist sehr wichtig, ein positives Feedback für eine gute Leistung zu geben.

 

4. HERAUSFORDERUNG – Teammitglieder sehen Dinge anders als Sie.

 
Die Tatsache, dass Sie als Teamleiter gewählt wurden, zeigt, dass man davon überzeugt ist, dass Sie Projekte gut führen, die Fristen einhalten und sicherstellen werden, dass das Endergebnis der Vereinbarung entspricht. Vergessen Sie nicht, Ihren Teammitgliedern das gleiche Vertrauen zu schenken. Manchmal stehen Menschen vor einem Problem und lösen es anders als Sie. Lernen Sie gegenseitige Unterschiede zu schätzen und lernen sie daraus.

Vorschlag: Identifizieren, nutzen und respektieren Sie die Talente Ihres Teams.
 
Die Vision und die Richtung des Projektes sind ein sehr wichtiger Teil der Teamleitung und Sie müssen sich davon überzeugen, dass alle Teile harmonisiert sind. Aber sobald Sie Ihrem Team die wichtigsten Kriterien und Aufgaben erteilt haben, lassen Sie die Teammitglieder selbstständig arbeiten. Treffen Sie sich bei täglichen/wöchentlichen Besprechungen/Briefings, um bestimmte Einzelheiten zur Überprüfung des Fortschritts in Richtung Hauptfristen und Projektziele zu besprechen.

 
Da das Projektmanagement eine anspruchsvolle und komplexe Aufgabe ist, ist es wichtig, eine gute und konstruktive Zusammenarbeit zu pflegen. Gerade deshalb sollten Sie als Leiter immer Ihre ursprüngliche Rolle als Kommunikator und Organisator im Auge behalten – das sind Eigenschaften, die Ihr Team respektieren und schätzen wird. Am Ende werden Sie ein erfolgreiches Team, erfolgreich abgeschlossene Projekte und zufriedene Kunden haben.

 


verfasst von:
Ivana Škegro, Consultant, HSM informatika