DAS PROBLEM DES GESCHÄFTSREISENDEN ODER WIE MAN IN KÜRZESTER ZEIT SO VIEL WIE MÖGLICH ERLEDIGT

 

Es ist ein evolutionärer Imperativ, in kürzester Zeit und mit geringster Anstrengung zum Zeil zu gelangen. Mit der Entwicklung der ersten Straßen hat auch die Standardisierung des Weges begonnen, auf dem wir uns bewegen. So stellt die Straße nicht nur den normalerweise kürzesten Weg vom Punkt A zum Punkt B dar, sondern auch die in der Regel einfachste, schnellste und – was heute oft am wichtigsten ist – billigste Lösung. In der modernen Zeit ist das Bedürfnis nach Reiseoptimierung so groß, dass man jeden ungeplanten Umweg als eine ernste Planstörung wahrnimmt, und Verkehrsstaus als eine unvermeidliche, aber zugleich sehr beunruhigende Erfahrung. Alle diese Faktoren beeinflussen natürlich die Gesamtzeit, die wir benötigen, um ans Ziel zu gelangen – und Zeit ist Geld.

 

Was ist das Problem des Geschäftsreisenden?

 

Hier erreichen wir den Punkt, wo eine abstrakte Wissenschaft wie Mathematik ihren Weg in das alltägliche praktische Leben findet. Das Problem des Geschäftsreisenden wird einfach als Ermittlung der günstigsten Route (Route mit den niedrigsten Reisekosten) definiert, auf der sich eine Person (ein Geschäftsreisender), die mehrere Städte besucht, bewegen sollte, um von einer Stadt zur anderen zu reisen und dabei jede Stadt nur einmal zu besuchen. In der Theorie wurde bis heute noch kein Algorithmus gefunden, der diese Aufgabe perfekt lösen würde. Aber in dieser Computerzeit reicht es normalerweise aus, genug Iterationen eines Verfahrens zu machen, um eine vollständig zufriedenstellende Lösung zu finden.

Der Geschäftsreisende ist natürlich nur eine Metapher für eine ganze Reihe von Serviceangestellten, Technikern, Beschäftigten im Gesundheitswesen, Handelsvertretern, Mitarbeitern in Versicherungsunternehmen und anderen, deren Aufgabe es ist, jeden Tag ein paar Orte zu besuchen, einige Arbeitsaufgaben zu erledigen und schließlich glücklich und zufrieden nach Hause zu kommen.

In kleineren Unternehmen oder Organisationen wird der Mitarbeiter selbst die Reiseoptimierung durchführen, wobei er berechnen wird, wieviel Zeit er benötigt, um einen Ort zu erreichen, seine Aufgabe zu erledigen und natürlich zurückzukehren (oder den nächsten Ort zu erreichen). Aber was tun, wenn es sich um ein System mit mehreren Dutzend Außendienstmitarbeitern, mit Hunderten von potenziellen Benutzern und noch mehr Standorten, an denen diese Benutzer Ihre Dienste benötigen, handelt? Und wenn dann noch bestimmte Regeln und Verpflichtungen hinzukommen, die wir diesen Benutzern gegenüber haben, wie z. B. die maximale Zeit, die zur Beseitigung von Fehlfunktionen benötigt wird, der dringende Handlungsbedarf in einigen Fällen, der Bedarf nach Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial vor Ort...

Andererseits dürfen wir nicht vergessen, dass diese Aufgaben von Mitarbeitern erledigt werden – Menschen mit all ihren objektiven und subjektiven Bedürfnissen und Vorlieben. Diesen Menschen müssen wir ermöglichen, sich während des Arbeitstages zu erholen, sowie ihnen das Erreichen des Standortes möglichst erleichtern, damit sie ihr Kerngeschäft einfach erholter und bereiter ausführen können und schließlich mit ihrer Arbeit zufriedener sind. Die dritte und nicht weniger wichtige Komponente ist die Verwendung von Fahrzeugen, Ausstattung und Maschinen, die ebenfalls optimal genutzt werden sollten.

 

Wie kann das Problem des Geschäftsreisenden gelöst werden?

 

Für solche komplexen Organisationen gibt es Softwaresysteme, die auf sogenannte Field-Service-Aufgaben spezialisiert sind. Die besseren darunter können das Außendienstsystem (Field Service) bis ins kleinste Detail optimieren. So ein System kümmert sich um alles: die Arten von Arbeitsaufträgen, die notwendigen beruflichen Qualifikationen und die Ausrüstung für einen solchen Auftrag sowie um die verfügbaren Mitarbeiter, die diese Aufgabe erledigen werden. Für jeden dieser Arbeitsaufträge erstellt das System einen angemessenen Zeitrahmen und bereitet einen vollständigen Reiseplan für den Mitarbeiter vor, wobei es die Möglichkeiten und Wünsche des Benutzers, die optimale Reiseroute des Mitarbeiters und die Arbeitszeiten sowohl des Benutzers als auch des Mitarbeiters berücksichtigt.

Die besten Systeme können mithilfe künstlicher Intelligenz und fortgeschrittener Optimierungsalgorithmen Hunderte von Arbeitsaufträgen für Hunderte von Benutzern und Standorten gleichzeitig optimieren. Als Ergebnis dieser Optimierung erzielen die Unternehmen mehr erledigte Arbeitsaufgaben pro Tag bei geringeren Reisekosten. Dabei haben die für die Verteilung der Mitarbeiter an Standorten verantwortlichen Personen (Dispatcher) völlige Kontrolle über das System und können zu jedem Zeitpunkt erforderliche Änderungen und Anpassungen vornehmen sowie Außendienstmitarbeiter im Falle von Notfallinterventionen, Verzögerungen oder ähnlichen ungeplanten Situationen neu verteilen. Auf ihren Handys haben die Außendienstmitarbeiter alle Informationen über ihre Arbeitsaufgaben, Benutzerkontakte und GPS-Positionen der Standorte, die sie besuchen müssen. Darüber hinaus bietet ihnen das System eine im Voraus berechnete optimale Route unter Berücksichtigung der aktuellen Verkehrssituation. Nach der Erledigung der Aufgabe kann der Mitarbeiter per Handy den kompletten Bericht über die geleistete Arbeit und das verbrauchte Material verschicken, Fotos hinzufügen und sogar ein PDF-Dokument mit dem Bericht über die erledigte Aufgabe erstellen inklusive Unterschrift des Benutzer als Nachweis für die ausgeführte Arbeit.

Und schließlich...

 

Effizientere Außendienstmitarbeiter, bessere Ressourcenoptimierung und bessere Koordination stellen nur einige der Vorteile dar, die ein gutes System für die Organisation des Außendienstes mit sich bringen kann. Jedes Unternehmen hat mindestens zwei ähnliche Ziele: optimale Nutzung der Ressourcen und die Zufriedenheit der Kunden. Wenn diese zwei Ziele aufeinander abgestimmt sind, ist es viel wahrscheinlicher, dass das Unternehmen den gewünschten Gewinn erzielen wird. Das Field-Service-System kann Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen.

 


von:
Željko Čačinović, Consultant, HSM informatika