5 savjeta za produktivan rad od kuće

Prilagodba je glavni alat za preživljavanje u kriznim i izvanrednim situacijama. Toga su posljednjih tjedana svjesni svi – građani, učenici, ugostitelji, tvrtke… Ako situaciju ne možeš brzo riješiti, moraš joj se (bar privremeno) prilagoditi. Pokret #ostanidoma, koji se brzo proširio zbog pandemije, izraz je odgovornosti prema samom sebi, svojim bližnjima, cijelom društvu, a najviše možda prema onima koji taj luksuz nemaju jer je njihov posao ključan za suzbijanje bolesti.

Što to onda znači za većinu ostalih tvrtki? Rad od kuće. Naravno, koliko je god to moguće s obzirom na prirodu posla. Ukoliko radite uredski posao, možda ste dosad tako povremeno i radili, ali na ovoliko dug period rada iz udobnosti vlastitog doma rijetko tko je navikao. Da bi se održala produktivnost, važno je držati se nekih pravila i učestalih praksi. Bez obzira jeste li poslodavac ili zaposlenik, dugotrajni rad od kuće će vam svakako biti promjena.

5 najvažnijih stvari

1. Empatija i informiranje

Osim osnovnih alata za rad od kuće, prvo što zaposlenici od svojih nadređenih trebaju dobiti su empatija i razumijevanje. Iako je i za menadžment ovo situacija u kojoj se dosad nisu našli i na koju se trebaju naviknuti, ipak je bitno da osoba koja nosi autoritet pokaže mirnoću, sposobnost vodstva, ali i suosjećanje.

Osim straha i tjeskobe koja se kod ljudi često javlja u kriznim situacijama, bitno je brinuti o tome da zaposlenici budu pravovremeno i točno informirani o onome što se događa. Dezinformacije su te koje često stvaraju paniku i štetu.

Važno je paziti na informiranost vlastitih zaposlenika, ali i vaših klijenata i partnera. Transparentnost i pravovremeno informiranje sada je bitnije nego ikada jer u manjku informacija možete biti gotovo sigurni da će svi pretpostaviti najcrnji scenarij – djelatnik da mu je ugroženo radno mjesto, dobavljač da ćete imati problema s podmirenjem računa i slično.

U ovim je vremenima više nego ikada ranije bitan način na koji je nešto rečeno, a ne samo sadržaj, pa vodite svakako i brigu o tome u kojoj se situaciji djelatnik, kupac ili partner nalazi – bilo da je riječ o njegovoj privatnoj situaciji ili o tipu poslovanja koje vodi.

2. Dnevna rutina

Lideri svjesni činjenice da rad od kuće u potpunosti mijenja dnevnu rutinu zaposlenika, čine sve da, iako sada potpuno drugačija, rutina ipak postoji. Dobro je uspostaviti norme za cijeli tim. To znači da, iako svatko radi na drugom mjestu, postoji set pravila i praksi kojih se svi svakodnevno pridržavaju.

Prvenstveno, to su timski sastanci. Bitno je odmah na početku odrediti koliko će se oni često i kada održavati, a naravno i kako. Mi u HSM-informatici već dulje vrijeme održavamo redovne sastanke na razini timova (npr. marketing, prodaja, konzultanti i developeri…) Održavamo dulje polusatne tjedne sastanke i kraće dnevne desetominutne briefinge.

Te smo sastanke ranije uvijek održavali “uživo”, ali prvi korak kada smo prešli na rad od kuće bio nam je da ih organiziramo online. Jasno da online nikada neće moći u potpunosti zamijeniti kontakt uživo, ali to nam je omogućilo da se i dalje vidimo i da informacije i dalje kolaju brzo. A što je možda i najvažnije, da zadržimo osjećaj da smo dio istog tima, makar sada više ne radimo na istom mjestu.

3. Pristup važnim informacijama

Svakog jutra zaposlenik bi ustao, doputovao do posla, ušao u tvrtku i došao do svog radnog mjesta. Samo taj proces dolaska na posao podrazumijevao je određenu količinu interakcije s ljudima, a samo obavljanje posla najčešće još i više. Odjednom toga nema i zato je vrlo bitno pobrinuti se da se ljudi ne osjećaju usamljeno. Svakodnevni kratki video sastanci omogućit će zaposlenicima spoznaju da nisu sami u ovoj situaciji, ali i da se i dalje osjećaju kao dio tvrtke. To je savršena prilika za osvrtanje na dosadašnji rad, pohvale i podsjećanje na buduće ciljeve i projekte. Zaposlenici će tako ostati motivirani i lakše će se usredotočiti na rad čak i u “kućnim uredima”.

Ne treba zaboraviti da trenutni uvjeti rada imaju velik utjecaj na to kako informacije cirkuliraju unutar tima. Do nekih podataka, poput kontakata od klijenata, više nije moguće doći usputnim razgovorom na hodniku. Zato je sada bitnije nego inače imati sustavne baze klijenata. Tvrtkama koje već koriste sustave za upravljanje klijentima sada je bitno posvetiti se ažuriranju baza, dok si one koje nemaju trenutno mogu pomoći dijeljenim tablicama kako bi svi imali brzi pristup najbitnijim podacima.

4. Povećavanje produktivnosi i rješavanje zaostataka

Postavite jasne ciljeve koje želite ostvariti u određenom danu. Nitko nije jednako produktivan tijekom cijelog dana. Prepoznajte svoje najbolje vrijeme za rad i najviše se fokusirajte na taj dio dana, što bi uz fleksibilniji rad od doma trebalo biti moguće. Ako se zbilja potrudite riješiti svih stvari koje bi vam mogle omesti koncentraciju, činjenica da radite sami trebala bi vam zapravo povećati produktivnost i donijeti višak vremena na kraju radnog dana. Ako vam se još k tome i dogodi da vam trenutna situacija smanjuje obujam posla, obavezno popunite to radno vrijeme stvarima koje već neko vrijeme imate na lageru, ali uvijek ih preteknu neke bitnije i hitnije stvari. A kada riješite i njih, uvijek ima prostora za dodatnu edukaciju.

Naš je marketinški tim, primjerice, početkom travnja i svibnja imao u planu organizirati i sudjelovati na nekoliko velikih konferencija koje su naravno sada otkazane. Ovo smo vrijeme zato sada odlučili iskoristiti za poboljšanje vidljivosti u online kanalima, organizaciju sadržaja na webu, izradu plana komunikacije na društvenim mrežama, pomoć odjelima u reorganizaciji poslova, i slično.

5. Okrenite distrakcije u svoju korist

Jedno od bizarnijih, ali već mnogo puta dokazano točnih pravila rada je: što ste više zauzeti, više ćete posla napraviti. Sama spoznaja da nemate puno vremena za napraviti određenu stvar natjerat će vas da se, kada imate to ograničeno vrijeme za nju, u potpunosti koncentrirate samo i isključivo na tu jednu stvar. To bi u konačnici trebalo značiti veću brzinu, ali i kvalitetu obavljenog posla.

Posebno je ovo primjenjivo za osobe koje imaju malu djecu kojoj je potrebna pažnja većinu vremena. Ako imate samo određeni period u danu kada se možete posvetiti poslu, dozvolite pritisku da postane vaš saveznik. To vrijeme koje imate za posao iskoristite maksimalno i koncentrirajte se isključivo na to. Vrlo brzo biste mogli shvatiti da uz maksimalnu fokusiranost u puno manje vremena možete obaviti puno više posla. Iskomunicirajte svoje planove i s ostalim ukućanima kako bi se i oni mogli prilagoditi i biti vam od pomoći.

I na kraju…

Situacija u kojoj se nalazimo je bez presedana i nitko nema univerzalno rješenje za nju. Svaka tvrtka, svaki poslovođa, svaki zaposlenik i u konačnici, svaki pojedinac, za sebe moraju pronaći idealan način funkcioniranja. Bitno je na umu imati da je promjena neizbježna i da to što mijenjamo način na koji nešto radimo ne mora mijenjati kvalitetu našeg obavljanja posla.

Pogledajte i…
Salesforce
HubSpot
HBR